Aktuální situace si žádá, aby týmy pracovaly v rámci home office. Týká se to i vás? Nepřehledné projekty, nedodržené termíny, věčně nedostupný telefon nebo kupa mailů k přečtení, chaos a dusná atmosféra – je vám to povědomé? Pokud ano, máme pro vás výběr chytrých online nástrojů, které vám pomohou k přehlednější a efektivní komunikaci, která je v tomto nelehkém období stěžejní.
Pro svižnější komunikaci
Ať už chcete pořešit termín schůzky, doptat se na nějakou drobnost nebo jen domluvit další meeting, doporučujeme chytré komunikační nástroje, které perfektně nahradí nepřehledné e-maily právě v případech, kdy potřebujete řešit rychle a hromadně.
Facebook Messenger
Nástroj, který zná a používá většina z nás pro osobní účely. Hodit se může i v případě firemní komunikace, protože nabízí možnost hromadného chatu nebo užitečné označování konkrétních osob.. Z dlouhodobého hlediska je ale Messenger nepřehledný a nabízí příliš mnoho obsahu k rozptýlení. Přesto se jedná o skvělý kanál pro neformální komunikaci v týmu.
Slack
Za mnohem lepší řešení považujeme Slack, který je dělaný přímo pro týmovou komunikaci ve firmě. Aplikaci si můžete stáhnout do mobilu, tabletu, desktopového zařízení a dostupná je také online verze. Slack nabízí klasický chat mezi vybranými osobami, ale jeho vyhoda je především v zakládání tzv. kanálů, které se vždy týkají jednoho daného tématu. Můžete tak mít kanály pro jednotlivé klienty, týmy nebo třeba nové nápady. Výhodou je také nastavení soukromí, kdy např. kanál pro management je přístupný pouze vybraným osobám a nikdo jiný do něj nemůže vstoupit ani nahlížet, všechny informace tedy zůstávají v bezpečí. Z dalších funkcí musíme zmínit také audio a video hovory, sdílení dokumentů nebo napojení na další aplikace jako je například Google Calendar, Google Disk, Dropbox nebo GitHub.
Slack je tedy opravdu efektivní, užitečný a při delší komunikaci zůstává přehledný. V řadě firem proto částečně nebo zcela nahradil interní mailing.
Jde o ideální nástroj pro svižnou pracovní komunikaci a můžete ho stáhnout přímo na oficiálních stránkách www.slack.com.
Teams
Dalším nástrojem, v tomto případě už komplexní platformou, je Teams od Microsoftu, kde můžete chatovat, pořádat týmové audio i videokonference, pracovat s kalendářem a agendou schůzek, a nechybí ani úložiště důležitých souborů. Teams oceníte především v případě, kdy vaše společnost využívá Office 365, právě Teams je totiž ústředím celého 365 prostředí, které dokonale propojuje. Zároveň nástroj přebírá všechny funkce firemního Skype, který zaniká a nahrazuje ho právě Teams. Hodí se vám právě toto řešení? Podívejte se na oficiální stránky nástroje a začněte fungovat efektivněji v jakýchkoliv podmínkách.
Většina uživatelů ho zná jako mobilní chat. Věděli jste ale, že se dá zprovoznit také v desktopové verzi, kterou jednoduše spustíte na počítači nebo notebooku? Tato verze je oproti té mobilní mnohem přehlednější a hodí se jak pro individuální, tak občasnou týmovou komunikaci. I tady můžete pohodlně posílat soubory. Nevýhodou je podobně jako u Facebooku postupná nepřehlednost. Proto je vhodný jen pro krátkodobé pracovní konverzace nebo pro neformální firemní chat.
Pro pohodlné audio a video hovory
Nápor na telefonní operátory je v aktuálních dnech obrovský, a tak selhává běžná komunikace v rámci mobilních telefonů. Pro tyto, ale i další případy se hodí jednoduché nástroje, které zvládají chat, audiohovory a videohovory, a to jak mezi jednotlivci, tak mezi celými týmy.
Hangouts
Nástroj od Google perfektně zvládá hromadné audio a videokonference, díky kterým můžete pořádat meetingy na dálku, a to jak v rámci vlastního týmu, tak s klienty. Nechybí sdílení obrazovky, které oceníte při společné debatě nad prezentací, nebo třeba textový chat, který běží ve stejném okně jako videohovor. Nástroj je dostupný v desktopové i mobilní verzi a je přístupný online bez jakéhokoliv stahování.
Zoom
Potřebujete uspořádat online webinář, nebo se jen prostě spojit s ostatními kolegy u pravidelné schůzky? Obojí hravě vyřeší právě Zoom, který si drží prvenství pro nejoblíbenější firemní komunikační aplikaci v roce 2019, a to nejen na domovském americkém trhu, ale i na dalších trzích z celého světa.
Tip! Komunikaci vylepšíte i chytrým uspořádáním pracovních prostor. Mrkněte na náš článek o modernizaci pracovního prostředí.
Bez přehledného plánování to nepůjde
Za nefunkčním projektovým managementem stojí především nepřehledná práce s informacemi i materiály, nemluvě o přílišné důvěře v lidskou paměť. V 21. století není ostuda mít na pomoc kvalitní software, který si bude všechny termíny pamatovat za vás a zvládne vám je i připomenout. Představíme vám několik z nich:
Basecamp
Jeden z nejpopulárnějších nástrojů. Funguje online v PC i skrze mobilní aplikaci. Umožňuje přehlednou tvorbu projektů včetně individuálně určených týmů. Úkoly v rámci projektů můžete dál dělit podle témat. Basecamp plně pracuje s přidělováním odpovědností i termínů.
Asana
Ideální pro důsledný mikro-management úkolů. Snadno si vytvoříte týmy, projekty a struktury úkolů, u kterých můžete vytvářet i několik úrovní. Vzhledem k rozložení rozhraní je Asana vhodná spíše pro řešení dlouhodobých a složitějších projektů. Užitečná je i možnost prioritizace úkolů prostřednictvím jednoduchých tagů.
Trello
Skvělý tzv. ticketovací nástroj pro řízení nejen grafických projektů. Umožňuje tvorbu projektů, týmu a přehledných nástěnek, díky kterým vždy vidíte, co je váš úkol a v jaké fázi se nachází. Zároveň umožňuje efektivní sdílení materiálů a chat s označováním respondentů. Podle potřeby můžete různé části sdílet přímo s klienty.
Freelo
Freelo je českou alternativou výše zmíněného Trella a nabízí hned několik rozdílů. Oba dva nástroje lze využívat v neplacené verzi, pro profesionální účely ovšem doporučujeme verzi placenou. A zde se dostáváme k prvnímu rozdílu, kterým je cena. Fixní cena Freelo za tarif pro celý tým je oproti Trello tarifu pro 10 osob výrazně nižší. Vývojáři Trella také slibují větší přehlednost, napojení na e-mail, českou podporu nebo integrovaný time tracking a výkazy nákladů.
Pokud chcete tento český nástroj vyzkoušet, podívejte se na stránky www.freelo.cz.
A co doporučuje pro efektivní home-office Google a Facebook?
Zajímavé rady a tipy pro efektivní remote spolupráci v tomto období karantén přináší také online giganti jako je Google a Facebook. Pokud se chcete podívat na doporučení přímo do nich, podívejte se přímo sem nebo sem.
Nezapomeňte, že všechny aplikace a softwary jsou tak užitečné, jak důslední jsou jejich uživatelé. Úplným základem je dodržení rozdělených témat a neřešit ve vláknech úkolů to, co do nich nepatří. Naučte se také používat deadline a možnost označování osob. Díky tomu nikomu z týmu neunikne žádné zadání.
Tip! Další články a rady najdete na našem blogu.
Společnost Edenred již pátým rokem pomáhá lidem v nouzi.